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Règles pour Office Téléphone Etiquette

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Règles pour Office Téléphone Etiquette


L'étiquette appropriée de téléphone est indispensable pour présenter une image professionnelle et maintien d'un bureau fonctionne bien. Obtenir les nuances droit est important, car un appel téléphonique représente souvent la première rencontre d'un client avec l'entreprise. Ces mêmes règles non écrites sont également applicables aux relations de collègue, de laquelle une personne peut facilement perturber impoli un environnement autrement harmonieux. Apprendre les règles de base de l'étiquette de téléphone de bureau vous fera gagner de l'embarras plus tard.

Annoncer Yourself rapidement

Ne laissez pas les appelants à deviner votre identité pour y répondre. Répondre avec votre nom complet et la société formelle salutation, si votre employeur l'exige. Par exemple, une réceptionniste de la réception pourrait dire quelque chose comme, "Bonjour, ceci est Jane Doe parler, comment puis-je vous aider?" Ne jamais manger ou mâcher de la gomme pendant que vous êtes au téléphone. Si l'appelant laisse un message, répéter les détails à haute voix, de sorte qu'il sait que vous les comprenez. Notez la date et l'heure de chaque appel avant de tourner dans le message glissement.

Curb Your Speakerphone

Restreindre haut-parleur aux paramètres privés comme des appels de conférence, où il est facile de contenir des niveaux de volume derrière des portes closes. Gardez-les hors de cabines ou des espaces ouverts pour éviter de déranger les collègues. En faire des affaires, assurez-vous que toutes les parties savent que vous utilisez un haut-parleur et d'obtenir leur accord avant de commencer. Une fois une réunion se termine, assurez-vous que vous avez vraiment débranché le haut-parleur pour garder les non-participants d'entendre des commentaires occasionnels que vous ou les autres font.

Fossé de la Headphones

Gardez un casque ou des oreillettes Bluetooth sur votre bureau lorsque vous le quittez, pour toute longueur de temps, comme l'utilisation de la salle de bain ou de prendre une pause personnelle dans un espace commun. Sinon, vos collègues auront du mal à attirer votre attention, car ils vont avoir aucune idée si vous prenez un appel. Porter des écouteurs ou un casque lorsque vous ne les utilisez pas est aussi grossier, car il suggère que vous n'êtes pas prêt à engager avec d'autres personnes.

Baisser le volume

Ne jamais perdre la trace de votre entourage lorsque vous êtes sur le téléphone. Parlez dans le calme, des tons de conversation à tout moment -, mais à réduire votre voix si collègues clignotent regards irrités, conseille Barbara Pachter, un coach de carrière interviewé en Octobre 2013 l'article de Business Insider "Huit Téléphone Règles Etiquette Chaque professionnel doit savoir." Suivez des règles similaires pour les appareils comme les téléphones cellulaires. Laissez-les sur vibreur pour éviter de perturber les fonctions de travail, et de choisir des sonneries normales. Collègues de travail ne peuvent pas partager votre amour de l'abrasif hip-hop ou de la vitesse en métal, par exemple.

Mind Your messages vocaux

Indiquez votre nom, le titre et les instructions pour les appelants dans les salutations de la messagerie vocale. Suivez les directives d'utilisation de votre employeur. Par exemple, l'Université du Pacifique oblige les employés à mettre à jour régulièrement leurs salutations - afin que les appelants ne se demandent pas si un travailleur est encore en vacances. Soyez concis dans vos messages vocaux, puisque le destinataire ne peut pas avoir le temps d'entendre plus de détails de base. Supposons que votre numéro de téléphone lentement, cependant, si l'appelant ne finisse pas rejouer votre message encore et encore.

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